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De l'art et la manière de gérer les projets web des clients

Ma société a géré en 2009 plus de 150 projets clients avec en moyenne une centaine d'heure de travail pour une équipe de 6 personnes. Avant d'aborder 2010, il nous fallait préparer la croissance en utilisant un outil adapté. On pense souvent qu'un ERP permet de gérer de A à Z les processus d'une entreprise. C'est pas toujours vrai. En période de croissance rapide, il est souvent difficile d'utiliser un outil lourd et long à mettre en place que tout le monde doit s'approprier et pour lequel connaître son activité est essentiel pour la réussite de sa mise en place.

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Pour 15 Euros (tout compris), voici un ERP "maison" qui nous permettra d'étudier plus souplement notre business et développer en interne l'outil informatique qu'il nous faut pour piloter notre activité.

Objectif :

  • améliorer la visibilité sur les projets en cours
  • fiabilité les rendus
  • rendre plus autonomie chaque acteur
  • communiquer sur l'état d'avancement d'un projet
  • alerter des retards d'un projet

Pour cela nous avons mis en place un Kanban : tableau d'étiquettes.

Pourquoi une méthode japonaise et pourquoi pas scout non plus ?
Les japonnais et surtout Toyota ont inventé des méthode d'une efficacité redoutable appliqué dans de nombreux domaines. Si ça marche dans l'industrie, pourquoi pas chez nous.

On a déjà essayé des calendriers géant ça n'a pas marché, pourquoi Kanban marcherait-il ?

Parceque Kanban n'est pas un calendier. Il a pour but et finalité d'apporter plus de solution que de contraintes et permet de responsabiliser tous les acteurs d'un projet.

Comment ça marche ?
Il s'agit d'une liste de tache (workflow) à réaliser et dont on bouge l'étiquette au fur et à mesure du "cap" qu'elle franchi. Il existe 5 caps :  signé (une fiche projet est alors crée avec le détail de la mission), conception (les inputs sont rassemblé et les développements custom font l'objet de spécifications), intégration (le développeur et l'intégrateur sont en cours de travail), en recette puis en production. Si une tache pose problème, on peut coller un post-it de couleur pour indiquer au chef du projet ou produit qu'un point de blocage empêche de poursuivre, ou que la tache nécessite un arbitrage (choix d'ergonomie par exemple).
bulle-kanban.jpg

Entre chaque étape, les conditions de passage d'un projet sont soumise à condition. Des bulles sont là pour mémoriser les "check points" de la gestion du projet.

 

Sur quel projet cela s'applique ?
Tous les projets clients de plus de 2 jours.

Qui met a jour les étiquettes ?
Chacun à son niveau : développeur, intégrateur, exploitation.

Qui choisi les tâches à effectuer ?
En général, une réunion quotidienne appelée daily standup meeting, devant le kanban, permet d'affecter à chacun des tâches. D'un coup d'oeil, tout le monde sait où en sont les autres membres de l'équipe. Donc si un membre est absent, on sait où il en est.

Sur quels critères sont-elles partagées ?
Ce n'est pas encore une habitude de travailler ainsi et le Kanban permet de raccourcir les temps de développements (puisque que plusieurs développeurs ou intégrateurs travaillent sur le même dossier en même temps). Cela permet d'être plus réactif auprès des clients et de fournir un travail de meilleur qualité.

 

Parrallèlement à cette mise en place papier nous travaillons sur un outil informatique pour récencer et historiser toutes les données des projets et relier l'ensemble des services de l'entreprise (technique, exploitation, communication, facturation, bureau commercial, SAV, ...).

Commentaires

  • La même chose sur un Tableau Blanc Virtuel, relié à l'outil informatique dont tu parles et des applications iphone pour rester mobiles et ce serait parfait :-)

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